Mettre en place une démarche de veille dans sa PME : 10 questions vrai/faux pour tout comprendre

 

Dans une entreprise, dirigeants et collaborateurs passent leur temps à veiller. Veiller à décrocher de nouveaux marchés, veiller à satisfaire leurs clients, veiller à proposer de nouvelles offres. Devant les risques et/ou menaces (concurrence, réglementation, contexte politique), tous veillent donc au grain. Très bien. Il faudrait aussi, en parallèle, qu’ils apprennent à veiller autrement. J’ai demandé à Christine Demizieux, experte en stratégies de veille à la CCI Bourgogne, de nous éclairer sur les démarches à instaurer pour collecter et traiter des informations. Des données qui pourraient s’avérer stratégiques pour une structure au moment de choisir ses grandes orientations pour aujourd’hui, demain, voire après-demain.

La veille en entreprise, ça vous parle ? Allons vérifier !

1. Toutes les entreprises sont concernées
VRAI !

Mais pas au même degré. Autant un grand groupe ou une startup évoluant dans le monde du hi-tech vont se doter d’outils et de personnes dédiés, autant une PME plus traditionnelle va plutôt se lancer dans des actions de veille ponctuelles, en lien avec un projet (nouveau produit, nouveau marché, nouvelle technologie). « On est moins dans le systématisme et plus dans l’opportunité pouvant permettre d’instaurer de bonnes habitudes », souligne Christine Demizieux.

2. On s’attaque d’emblée à tous les fronts
FAUX !

Christine Demizieux recommande de délimiter « un chantier » de départ et d’élargir progressivement la démarche. Il est ainsi possible de partir d’un projet de développement (marchés, concurrence, technologies, fournisseurs, facteurs d’influence), d’un couple produit-marché (tendances de la demande, concurrents de référence, positionnement actuel, etc) ou encore d’une fonction/d’un pôle (achats, commercial, R&D…) « Selon mon expérience, pointe-elle, une démarche de veille généralisée ne fonctionne pas. Pourquoi ? Parce que les acteurs se retrouvent noyés sous l’information et essoufflés par le manque de retours immédiats. Mieux vaut définir les besoins prioritaires des entreprises en termes d’information et établir un plan de recherche viable selon les moyens à y consacrer. »

3. Dans une petite entreprise, le premier veilleur, c’est le patron 
VRAI !

Un mot-d’ordre : exemplarité ! « L’état d’esprit du dirigeant et son ouverture sur l’extérieur seront ceux de l’entreprise », note la spécialiste. Si on veut que chacun, à son niveau, participe, la stratégie, la volonté et l’implication du meneur numéro un se doivent d’être claires et affichées. Pour mener une démarche de veille, toute la structure a intérêt à se montrer à l’écoute, à capter par l’ensemble de ses sens, ce qui se passe dans l’écosystème de l’entreprise. Mais, au final, la veille est un outil décisionnel qui remonte, tôt ou tard, au dirigeant de l’entreprise. Pour s’en servir, il a besoin d’être perméable à son environnement.

4. La veille se construit au cours de route 
FAUX !

Pour tirer un vrai bénéfice de sa démarche de veille, un cahier de charges est à construire avant le démarrage de l’action. Ce document vise à bien comprendre les attentes et besoins de l’entreprise et peut se structurer autour des questions suivantes pour s’assurer de transmettre des informations utiles aux bons destinataires, au bon moment, sous la forme appropriée

• Quelles finalités de l’information ?
• Quelles informations chercher (brevets, thèses, revues, échantillons….) et lesquelles écarter ? Quelles thématiques et mots clés ?
• Quelles sources exploiter (publications, langues…) ?
• Quelle période surveiller ?
• Quels moyens à mettre en œuvre (en interne ou en sous-traitance) ?
• Quel format privilégier (bulletin de veille, fiche, rapport ou note de synthèse, base de données), quelle fréquence de publication ?

5. Les logiciels, il n’y a que ça de vrai 
FAUX !

Les grandes entreprises, dont le spectre de données à surveiller est très vaste, y ont recours. La masse d’informations, la récurrence des sujets analysés et la profondeur de la recherche justifient le recours à cet outil dans un cadre structuré. En revanche, les entreprises de taille plus modeste peuvent s’en passer.

6. On est passé d’une logique de stock à une logique de flux 
VRAI !

Flux et pertinence ont remplacé stock et volume. Fini le temps où un veilleur emmagasinait les kilos de documentation. Aujourd’hui, la veille se veut chirurgicale au profit de différents « clients » au sein de l’entreprise. Les informations collectées doivent servir et chacun se voit impliqué dans le processus. « Le collaborateur ne se contente plus de bourrer son tiroir, mais il alimente un pot commun profitable à tous », explique l’experte. Grosso modo, on capitalise sur l’expérience individuelle dans une optique collective.

7. Vive internet ! 
VRAI !

Mais pas que. Selon la nature des informations nécessaires, la toile trouvera plus ou moins vite ses limites. Pour la veille techno-scientifique au service de la R&D, considérez-la comme l’un des outils vous permettant de réunir des brevets, des thèses, des revues, etc. Pour la veille au service des autres objectifs ou fonctions de l’entreprise, il ne remplacera jamais les observations de terrain, les interviews, les échantillons.

8. Pour recevoir (des infos sur les autres), il faut donner (des infos sur soi) 
VRAI !

Au-delà des sources habituelles (institutions, partenaires, internet, carnet de contact, manifestations, etc), il existe des occasions de contacts (train, avion, rue, formation) durant lesquelles une préparation préalable fera toute la différence. Avez-vous prévu une réponse suffisamment vague pour ne pas trop vous dévoiler ? Avez-vous en tête un mensonge envoyant l’autre vers de mauvaises pistes ? Savez-vous jusqu’où (ne pas) aller ? Si vous êtes capable de mentir, votre interlocuteur aussi. « L’occasion de rappeler que toute information doit être recoupée et vérifiée », dixit notre spécialiste.

9. Une fois les données collectées le plus gros est fait 
FAUX !

Vous êtes au milieu du gué. Maintenant, c’est le moment de traiter toutes ces bribes d’informations. Comment ? Vous partez de données brutes, éparses, parcellaires que vous recoupez et fiabilisez puis interconnectez et interprétez afin d’en sortir une information sophistiquée et nouvelle qui répondra aux questions spécifiques de l’entreprise. C’est l’étape cruciale avant la transmission des messages aux bons destinataires, au bon moment et sous la forme appropriée. Aux décideurs une vision stratégique, aux opérationnels une info pour agir et aux spécialistes matières à intégrer à leurs travaux. Dès que les données ont du sens, elles partent vers « les clients » avec pour ambition d’alimenter le processus de décision.

10. La mise en page est à soigner 
VRAI !

De vrais professionnels sachant extraire ce qui les intéresse de n’importe quel document… Pas sûr. Pour faire adhérer les destinataires à une démarche de veille, il faut consacrer un moment à bien penser « l’expérience utilisateur ». Faites preuve d’un peu de créativité pour créer une maquette ou une trame attractives et agréables à lire. La touche finale, mais pas moins incontournable pour bien conclure votre démarche de veille.

Pour en savoir plus

Je suis à votre disposition si vous souhaitez mettre en place un processus de veille. Ensemble, nous trouverons la bonne marche à suivre, celle qui correspond à vos besoins et attentes. Contactez-moi : elisabeth.lustrat@vitagora.com