Votre veille agroalimentaire : 5 conseils et outils pour gagner en efficacité au quotidien

Votre entreprise, PME, start-up ou multinationale, innove dans l’alimentaire. Pour cela, vous « veillez » (veille technologique, veille concurrentielle, tendances…)… et nous vous en félicitons !  En revanche, il y a malheureusement peu de chances que votre veille soit très structurée. Manque de recul, manque de temps à consacrer à cette activité, vous veillez un peu comme vous picorez, selon vos besoins, votre disponibilité, et les occasions. En conséquence, vous passez à côté d’infos clés, vous oubliez tel ou tel autre article au moment opportun, et votre veille perd en efficacité. Bonne nouvelle : voici 5 conseils et outils pratiques (et gratuits !) à mettre en œuvre dès aujourd’hui pour structurer votre veille, issus de mon expérience personnelle acquise sur le terrain.

1.      Définir un rythme de veille

Ce n’est certes pas votre activité principale, ni votre priorité au quotidien. Mais le principe de la veille, c’est bel et bien de la rendre utile à votre activité. Pour cela, il est indispensable d’être régulier et rigoureux dans votre suivi. Le premier critère de validité d’une ressource, c’est sa date de publication. Votre pile de magazines à lire remonte jusqu’à 2014 ? Direction la poubelle…

Définissez votre rythme :

• Est-il nécessaire de faire de la veille une ou deux fois par semaine ? Peut-être chaque jour ? Ou moins que cela ? Ne vous laissez pas dépasser : visez l’équilibre entre temps disponible (ou à rendre disponible) et volume à lire.
• Combien de temps devez-vous consacrer à la veille à chaque fois : 20 minutes ? une heure ? plus que cela ?

Certains moments se prêtent plus à la veille que d’autres. Personnellement, j’apprécie ce moment après le déjeuner, avant de reprendre une activité de production, ou le lundi matin, pour bien démarrer la semaine. Trouvez le moment qui vous convient, selon votre rythme de travail hebdomadaire ou mensuel.

2.      Comment traiter le papier ?

La presse professionnelle et spécialisée est une ressource de veille incontournable : Process Alimentaire, RIA, LSA, etc. Vous êtes abonnés à des revues papier ? C’est un bon début. Vous avez suivi mon premier conseil, et planifiez désormais une plage de lecture chaque lundi matin ? Encore mieux. Mais maintenant, que faire des articles lus ?

Voici quelques idées très concrètes :

• Faites une copie des articles les plus pertinents pour votre activité quotidienne
• Archiver ces copies dans des pochettes thématiques, pour les retrouver plus facilement
• Transmettez les magazines à vos collègues, sans oublier de noter les personnes qui les lisent au fur et à mesure (par exemple, en mettant vos initiales sur la 2^e de couverture).
• Gardez une chose en tête : votre lecture est au service de votre entreprise. C’est-à-dire, de votre activité, mais aussi de celle de vos collègues. N’hésitez pas à marquer d’un post-it tel article qui pourra les intéresser selon leurs missions.

3.      Pocket : l’incontournable « widget » des veilleurs

Bien entendu, une grosse partie de votre veille est réalisée sur internet – actualités, réseaux sociaux, presse spécialisée, newsletters, … et bien entendu, notre blog ! Dans tout ce flux d’information, comment capitaliser sur vos lectures ?

Je vous conseille d’installer le widget (un terme qui signifie gadget du web) « Pocket ». Il s’agit d’un outil (gratuit !) de gestion d’articles, pour vous permettre de regrouper et de conserver vos sources afin de les lire quand vous souhaitez.

Une fois installé, une petite icone apparaîtra dans votre barre de menu de navigateur – vous pourrez alors sauvegarder n’importe quelle page web dans votre « Pocket ». Vous retrouverez vos articles sauvegardés sur une page internet agréable à parcourir… et où vous pourrez également les supprimer (ou non) au fur et à mesure de vos lectures.

Autre intérêt de Pocket : la possibilité de réaliser des dossiers (ou « étiquettes ») pour trier vos lectures. Par exemple, par approche organisationnelle (« à lire », « veille de janvier », « à conserver », etc.) ou thématique (« petfood », « emballages », « actualités agroalimentaires », « projets »…).

4.      Agréger vos sources : les outils du web

De vos outils de veille dépendront également l’efficacité de vos sources et la pertinence du contenu capté. Vous souhaitez surveiller ce site internet d’articles scientifiques ? Ces pages d’actualités agroalimentaires ? A l’aube du web 3.0, de nombreux outils numériques vous permettent d’agréger vos sources pour devenir plus proactif dans votre démarche de veilleur, et pour éviter que la procrastination de vos lectures en ligne ne vous joue des tours :

• Les agrégateurs de flux RSS, tels que Netvibes et Feedly pour collecter sur une interface unique l’ensemble des flux RSS qui vous intéressent – c’est-à-dire, l’ensemble des nouveautés mises à jour sur les sites internet que vous choisissez de suivre.
• Les outils de curation, tels que Scoop It, qui vous proposent des contenus selon un centre d'intérêt préétabli.
• Les réseaux sociaux, tels que Twitter.

En ce qui me concerne, je n’ai jamais trouvé mon compte dans l’exploitation des flux RSS et préfère très nettement Twitter comme un outil de veille. Avec plusieurs consultations par jour (par exemple, à chaque fois que je termine une tâche), j’ai accès à la grande majorité des nouveautés mises en ligne sur des sites internet qui m’intéressent. L’option « favoris » me permet de mettre de côté des articles à lire plus tard. L’option « listes » me permet d’accéder à l’ensemble des ressources autour d’une même thématique (une liste « actualités agroalimentaires », par exemple). Pour en savoir plus sur le fonctionnement de Twitter comme outil de veille, je vous invite à relire cet article ici.

5.      Ne négligez pas Excel

Vous n’êtes pas à l’aise avec les outils informatiques ? Je vous conseille alors simplement de créer des fichiers de suivi sur Excel. Dans un tableau, à structurer selon vos besoins, vous pourrez sauvegarder l’ensemble des articles internet pertinents à vos yeux, tel un répertoire d’archives.

Habituellement, il s’agit d’y mentionner au minimum le titre de l’article et son lien internet. Je vous conseille également d’ajouter des colonnes thématiques (« consommateurs », « international », « santé », etc.), pour vous faciliter la tâche lorsqu’il s’agit de retrouver des ressources traitant de tel ou tel autre sujet. Et peut-être une colonne pour renseigner en quoi l’article peut vous être utile : projet d’innovation, management d’équipe, équipement agroalimentaire, etc. ?

Pensez également à organiser vos fichier par date (mois, ou année) : les informations, même si elles restent en ligne, ne sont pas valables éternellement.

Pour aller plus loin

Pas besoin de se disperser dans une multitude d’outils : votre démarche de veille doit être adaptée à vos compétences et à votre disponibilité. Ces conseils sont issus de mon expérience personnelle acquise sur le terrain – n’hésitez pas à partager vos propres conseils et outils en commentaires.

Pour aller plus loin et échanger avec une professionnelle de la veille stratégique, nous vous proposons une formation à l’innovation en veille, le 14 mars prochain (exclusivement réservée à nos adhérents). Une journée très riche à ne pas manquer !