09 déc. 2014

Cinq bonnes pratiques pour apprendre à mieux coordonner un projet collaboratif d’innovation agroalimentaire

Coordination projet d'équipe

L’innovation, par nécessité, s’inscrit souvent dans une démarche collaborative. D’autant plus dans l’agroalimentaire, car les structures industrielles, surreprésentées par des PME et des ETI, ont tout intérêt à tirer les bénéfices à faire appel à des compétences externes à leurs propres équipes. Je ne vous mens pas, en bientôt 10 ans passés au sein de Vitagora en tant qu’ingénieur innovation, j’ai bien vite compris que la coordination de projets collaboratifs exige une certaine… euh, finesse. Mais en vue de retombées potentielles majeures pour l’entreprise, c’est une démarche qui a tout son sens pour appuyer le développement de votre activité. En somme, anticiper quelques étapes clés vous permet d’être beaucoup plus performant dans la coordination de votre projet et de réunir efficacement une équipe composée d’organismes divers et variés. Sortez vos calepins et prenez bonne note : je vous livre mes conseils ci-dessous.

1. Identifier les enjeux du projet

« J’ai une super idée. Je vais lancer un projet sur… ». Super, l’idée, vous l’avez déjà ! Mais permettez-moi simplement de vous freiner (pour mieux vous lancer, bien entendu) : ne vous précipitez pas sans avoir minutieusement réfléchi aux enjeux de votre projet. Quels sont vos objectifs ? Et pour quelles perspectives de marché ? Comme nous le répétons souvent au sein de Vitagora, l’innovation n’existe que lorsqu’elle trouve un marché et devient rentable. Qualifier donc le plus précisément possible les enjeux de votre projet, et le modèle économique qui sera associé au résultat, en travaillant, en interne, avec les services commerciaux et marketing de votre entreprise. N’hésitez pas à vérifier par des études de marché si votre idée de produit ou de service agroalimentaire correspond aux attentes des consommateurs, notamment si vous envisagez de vous ouvrir à de nouveaux marchés.

2. Rechercher les compétences nécessaires

Votre idée est là, et vos enjeux sont précisés. Deuxième étape : identifier les compétences qui vous seront nécessaires pour mener à bien votre projet. Vos compétences en internes ne suffisent pas ? Une démarche collaborative se dessine alors. Car puisque l’on parle de collaboration, on parle bien entendu de mettre autour de la table différentes structures : centres de recherche, laboratoires, entreprises, etc. Comment clarifier vos besoins ? Identifiez le mieux possible les points bloquants, et verrous technologiques de votre projet d’innovation. A partir de là, vous cernerez plus précisément les leviers nécessaires pour faire tomber les obstacles. En vous appuyant sur des centres techniques ou des réseaux, comme l’ACTIA, les organisations locales (l’ARIA en Bourgogne, par exemple), ou bien entendu le nôtre, vous pourrez être orientés vers les acteurs les plus à même de vous accompagner.

3. Prêter attention aux aspects de confidentialité

Une fois l’ensemble de vos partenaires réunis, je vous invite, avant de vous lancer stricto sensu dans le projet collaboratif, à prendre en compte tous les aspects liés à la confidentialité. Tout d’abord, pensez à bien cadrer vos échanges par l’intermédiaire d’un accord de confidentialité. Sur ce point, je conseille les PME à se rapprocher de cabinets juridiques, ou à passer par des structures comme Bourgogne Innovation. Si vous êtes adhérents de Vitagora, pensez aussi à nous solliciter : nous pouvons vous fournir un modèle-type d’accord, voire même prendre en charge vos coûts engendrés via notre collaboration avec l’INPI.

Autre point important à préciser dans votre accord de confidentialité : la communication. Que peut-on dire de votre projet d’innovation ? Pour quelle période ? Des points sensibles, à faire respecter par vos partenaires.

4. Préciser le type de collaborations

Toutes les collaborations ne sont pas identiques. Ensemble, dans ce projet, les acteurs sont-ils tous partenaires ? Si certaines collaborations sont de l’ordre de la prestation (par exemple, lorsqu’un centre technique intervient pour développer un prototype de produit à une étape précise du projet), je vous conseille vivement de mettre en place un contrat de prestation classique. Si cette collaboration va plus loin (par exemple, si un équipementier développe une machine pour répondre à votre problématique process, mais qu’il pourrait souhaiter la commercialiser par ailleurs), précisez clairement dans votre accord de collaboration si les développements sont soumis à exclusivité, et pour quelle durée. Des accords existent en ligne, mais je préfère toujours conseiller la construction d’un accord au cas par cas : tous les projets d’innovation sont différents ! N’hésitez donc pas à vous tourner vers des cabinets spécialisés.

5. Définir qui fait quoi, et qui coordonne

Très précisément, il convient de définir qui fait quoi parmi tous les partenaires du projet, pour limiter les qui pro quos et les délais malheureux.

  • Définissez tout d’abord le responsable de la coordination du projet, le chef de file, qui saura taper du poing quand il faut pour remettre le groupe sur le droit chemin. Entre nous, je vous le dit clairement : sans chef de file, il n’y a aucune chance que votre projet aboutisse…
  • Définissez ensuite un responsable dans chaque axe de travail
  • Mettez en place un rétroplanning précis, à adapter régulièrement selon l’avancée de votre projet, et au sein duquel chaque partenaire sait précisément où intervenir

Avec cela, vous devriez pouvoir mettre en place une coordination claire et transparente. Évitez à tout prix les non-dits et les sous-entendus : ils viendront polluer vos échanges !

Vous vous sentez concernés ?

Au sein de Vitagora, nous tâtons de près, et fréquemment, la coordination de projets collaboratifs d’innovation agroalimentaire. Notre rôle : suivi général, conseils pour les chefs de file, liens avec des cabinets de conseils, etc. N’hésitez pas à me contacter sur mon email claire.vanoverstraeten@vitagora.com pour avoir plus de détails sur notre façon de travailler : je vous répondrai avec grand plaisir !

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